Je welkom voelen op je nieuwe werkplek is van cruciaal belang. Van baan wisselen en starten in een compleet nieuwe organisatie is voor de meeste mensen een onzeker proces en we zien het daarom als een kerntaak om onze nieuwe collega zich zo snel mogelijk thuis te laten voelen. In een tijd van veelal online en van huis uit werken is onboarding nog belangrijker geworden. Omdat onboarding als verbeterpunt naar voren kwam, heeft een GPTW projectgroep in 2020 het proces onder de loep genomen en verbeterd. Onze collega’s weten het beste wat zij hebben gemist in de onboarding en wat nodig is om zo snel mogelijk ingewijd te zijn bij Jobsrepublic. Zij hebben een ‘world class onboarding’ opgezet volgens een gestandaardiseerd proces met volle aandacht voor het teamlid.
Remote onboarding
Doordat we vanwege corona vrijwel 100% remote werken is de kwaliteit van de onboarding nog vele malen belangrijker geworden. Hoe connect je met nieuwe collega’s zonder kantoor? Inmiddels hebben we vier nieuwe collega’s mogen verwelkomen in de remote situatie en dat is eigenlijk uitstekend verlopen. We hebben het proces volledig digitaal gemaakt en de contactmomenten met het nieuwe teamlid geïntensiveerd en nog meer gestructureerd. Naast het contact met de leidinggevende en de directe teamleden is er ook regelmatig en gestructureerd contact met de office manager Annette en de People operations manager Annelieke. Zij houden een vinger aan de pols om te checken of de nieuwe collega zijn of haar weg goed kan vinden en eventuele obstakels uit de weg te ruimen.
”Bij Jobsrepublic voel je je welkom. Nieuwe teammembers worden enthousiast opgenomen in het team. De sfeer is altijd prettig, en iedereen werkt samen.
Annette
Introductie aan medewerkers
Zodra een nieuwe medewerker de arbeidsovereenkomst heeft getekend introduceert Eric via Slack de nieuwe collega aan alle teamleden. Hij vertelt daarin wie de nieuwe medewerker is en wat hij of zij gaat doen binnen de organisatie. Het bericht bevat altijd een link naar het linkedin profiel zodat teamleden alvast kunnen connecten en de achtergrond van de nieuwe collega kunnen bekijken.
Voorstellen
In aanloop naar de eerste werkdag krijgt de nieuwe medewerker het verzoek om iets over zichzelf te vertellen in een introductiebericht. Hoe persoonlijker hoe beter en als er foto’s of video bij kunnen is dat helemaal leuk. De informatie van de medewerker wordt vervolgens verspreid via Slack in het team.
Klaar voor de start
Samen met de leidinggevende wordt door Officemanager Annette een inventarisatie gemaakt van wat de nieuwe medewerker nodig heeft. Annette neemt contact op met de medewerker om te checken wat hij of zij nodig heeft om thuis goed aan de slag te kunnen gaan. Als de kandidaat niet (altijd) thuis kan werken gedurende de corona pandemie dan wordt besproken wat de richtlijnen zijn voor het werken op kantoor en worden de benodigde voorzieningen voor de nieuwe medewerker daar gerealiseerd.
Uiterlijk een week voor de start ontvangt de medewerker alle benodigde materialen thuis. Naast een gebruiksklare laptop, scherm, telefoon en andere noodzakelijke middelen krijgt de medewerker ook een set Jobsrepublic goodies zoals een Jobsrepublic hoodie.
Een van onze kernwaarden is ‘deskundigheid’ en om dat te onderstrepen krijgt de nieuwe medewerker – indien relevant – ook een of meerdere boeken thuisgestuurd die aansluiten bij het gedachtegoed van Jobsrepublic. Nieuwe medewerkers ontvangen ook een link naar de video met een talk van Eric, onze directeur waarin hij onze visie uiteenzet.
Een week voor de start
Ongeveer een week voordat de nieuwe collega begint heeft hij of zij contact met zijn of haar leidinggevende. In dit telefoongesprek wordt uitgelegd hoe de eerste weken ongeveer zullen verlopen en worden een aantal praktische zaken besproken. Alles met het doel om het nieuwe teamlid zoveel mogelijk inzicht en houvast te geven met betrekking tot het starten in een nieuwe baan en organisatie. Gedurende de corona pandemie wordt voor de eerste dag wordt een videocall ingepland met de leidinggevende of een vervangend teamlid.
Eerste werkdag
De eerste werkdag begint met een introductiegesprek met de leidinggevende. Deze neemt de belangrijkste stappen voor de komende weken door. Hij of zij geeft inzicht in de samengestelde agenda en legt uit wat het doel van iedere afspraak is. Gedurende de corona pandemie zijn alle afspraken in beginsel via video.
In een videocall met Annette worden alle praktisch zaken besproken en wordt de kandiaat op weg geholpen met het gebruik van alle tools. Alle benodigde accounts zijn aangemaakt. Alles wat nodig is om goed te kunnen werken is dan aanwezig en wordt uitgelegd. Waar slaan wij onze informatie op, welke meetings zijn er en waarom, welke collega’s zitten in welk team, waar kan ik terecht met vragen etc. Annette legt alles uit en zorgt dat er een Trello bord met acties en informatie voor de onboarding periode klaar staat.
Annette heeft er ook voor gezorgd dat op de ochtend van de eerste werkdag de bel gaat en dat de bezorger voor de deur staat met een bos bloemen om de thuiswerkplek van de nieuwe collega op te fleuren.
Planning eerste weken
In de weken voordat de nieuwe medewerker start worden introductiegesprekken gepland met collega’s met wie in de eerste fase veel gewerkt gaat worden en met Eric, de directeur. Deze gesprekken worden ingepland en de nieuwe collega ontvangt voorafgaand aan de eerste dag een overzicht van de gespreksplanning.
Naast de introductiegesprekken wordt de agenda gevuld met reguliere teamoverleggen, bila’s, introductie meetings en eventuele klantafspraken. De nieuwe collega begint dus met een redelijk goed gevulde agenda, die natuurlijk nog wel voldoende ruimte laat voor zelf vrij in te vullen momenten.
In het introductieprogramma is geborgd dat het teamlid in de eerste maand kennis maakt met elke afdeling. Dit zodat hij of zij precies weet wat elke afdeling doet en het team kent. De nieuwe collega heeft in de meeste gevallen een introductiegesprek met de teamleiders en managers en/of teamleden van andere teams.
Introductie meetings met directeur
Iedere maand vinden drie introductiesessies plaats die worden verzorgd door Eric, de directeur. In deze drie online sessies worden de medewerkers meegenomen in de geschiedenis van de organisatie, de activiteiten, de doelen voor dat jaar en kwartaal en de cultuur van de organisatie.
Geschiedenis van de organisatie
Waar komt de organisatie vandaan en welke invloed heeft dat gehad op de organisatie zoals deze nu is? De (beknopte) introductie over de geschiedenis van het bedrijf maakt het voor medewerkers duidelijk hoe we hier terecht zijn gekomen en waarom de dingen zijn zoals deze zijn. Wat de ontstaansgeschiedenis is van het productportfolio, de marktpositie en de cultuur.
De activiteiten
Wat doet Jobsrepublic allemaal en waarom? Op welke manier willen wij waarde toevoegen aan onze klanten en de mensen die wij inspireren en faciliteren bij het wisselen van baan? Waarom doen we de dingen zoals we deze doen? Welke producten en diensten zijn er? Welke markten bedienen we en welke producten worden voor welke doelen ingezet? Allemaal vragen die worden beantwoord in de introductie op de activiteiten
”Iedereen bij Jobsrepublic stelt je vanaf het eerste moment op je gemak, het is een fijne omgeving om in te werken!
Carien
De jaar- en kwartaal doelen
Een van de sessies gaat over de jaar en kwartaal doelen. Hierbij wordt verteld wat de jaar doelen zijn en welke vorderingen we hierop maken. Daarnaast wordt diep ingegaan op de kwartaal doelen van alle teams. Zo wordt duidelijk gemaakt waar de andere afdelingen mee bezig zijn en hoe dat bijdraagt aan de gezamenlijke goals.
De cultuur
In de cultuursessie bespreekt Eric het hoe en waarom van het streven naar een gezamenlijk gedragen cultuur op basis van kernwaarden. De kernwaarden worden in detail besproken, evenals de normen en effectieve gedragingen die daarop zijn gebaseerd. Verder komt onze purpose aan de orde en bespreken we het waarom van onze missie. In deze sessie komt ook de regels rondom ‘English please!’ aan de orde.
Buddy
De eerste twee maanden is er een buddy gekoppeld aan de nieuwe collega. De buddy is verantwoordelijk voor een warm welkom. Hij of zij vertelt over “the way we do things around here”, kan alle vragen beantwoorden en checkt regelmatig hoe het gaat. De buddy periode wordt na twee maanden afgesloten met een evaluatie.
Als de nieuwe collega vanuit het buitenland komt dan helpt Jobsrepublic met uitleggen van praktische zaken “hoe dingen werken in Nederland” en toelichten van de cultuur.
Einde proeftijd
Bij het in dienst treden wordt direct ook het einde proeftijd gesprek ingepland. In dit gesprek met de leidinggevende wordt de eerste maand geëvalueerd en worden de bevindingen van de nieuwe medewerker uitgevraagd. Deze bevindingen worden waar relevant meegenomen om de onboarding nog verder te verbeteren.
Het einde van de proeftijd wordt ook gedeeld in het team tijdens een van de drie allhands meetings die we iedere week hebben en in slack zodat iedereen de nieuwe collega ook kan feliciteren.