Spreken

Eén van de vijf kernwaarden van Jobsrepublic is openheid. Dit betekent voor ons dat iedereen zo eerlijk en transparant mogelijk is jegens elkaar. Hierbij is er geen onderscheid tussen management en de rest van de organisatie. Standaard is alles openbaar en als dingen niet openbaar worden gemaakt of openlijk worden besproken dan moet je dat (achteraf) kunnen uitleggen. Dit is een norm waarop iedereen elkaar mag aanspreken.

Binnen Jobsrepublic hebben we een communicatiestructuur ontwikkeld die bijdraagt aan transparantie.

Slack is het belangrijkste communicatiemiddel binnen de organisatie. Interne communicatie loopt bij voorkeur via dit platform. Daarbinnen communiceer je in principe altijd in het kanaal van je (project)team zodat andere teamleden communicatie kunnen volgen. Doel hiervan is om het makkelijk te maken voor anderen om in te haken. 1-op-1 communicatie via Slack doe je in beginsel alleen als dit noodzakelijk is.

Alle communicatie vanuit het management verloopt ook primair via Slack. Hiervoor wordt het #general kanaal gebruikt of specifieke (project)team-kanalen indien relevant.

Het gebruik van e-mail voor interne communicatie wordt ontmoedigd. Het management communiceert niet via e-mail, maar zoveel mogelijk in open kanalen.

Zeker gedurende de Corona crisis is informele communicatie cruciaal. De organisatie voert ook een actief beleid op het stimuleren van informele communicatie. Informele zaken worden gecommuniceerd via de Jobsrepublic Whatsapp groep en via het #coffee-machine kanaal in Slack. 

Om de toevallige communicatie die door corona is weggevallen weer wat tot leven te brengen gebruiken we Donut. Met deze tool worden medewerkers inclusief management één keer per week aan een willekeurige andere medewerker gekoppeld. Doel is om in 20 minuten even bij te praten over andere zaken dan werk. Iedereen wordt geacht hieraan mee te doen.

Begin 2020 zijn we begonnen met een wekelijkse All Hands, Een standup meeting op maandag met het hele bedrijf. Tijdens deze sessie kwamen alle afdelingen en het management aan het woord om de belangrijkste gebeurtenissen te delen. 

Tijdens de lockdown hebben we de allhands uitgebreid naar drie keer per week. Ieder maandag, woensdag en vrijdag is er om 11.45 een online meeting met het hele team. In maximaal een kwartier wordt iedereen bijgepraat, elke afdeling krijgt het woord. Eric is bijna altijd van de partij en gebruikt dit moment om zaken persoonlijk toe te lichten. Daarbij is ruimte voor het stellen van vragen of het geven van feedback. Uit de COVID-19 survey die in samenwerking met Great Place to Work werd gehouden onder alle medewerkers, bleek dat 94% van onze collega’s het gevoel hebben goed geïnformeerd te worden over organisatieveranderingen door Corona. Dit is mede te danken aan de Allhands meetings, de regelmatige persoonlijke toelichting van Eric, de schriftelijke aanvulling en de vragen van het team. 

Jobsrepublic werd in eerste instantie stevig getroffen door de corona crisis. Dit betekende dat we een flink aantal maatregelen hebben moeten nemen om de organisatie door de storm te leiden. Steeds als er een persconferentie was van de overheid werd de impact hiervan op de organisatie met het team gedeeld. Vanuit de directeur volgde steeds een schrijven met de consequenties van de overheidsmaatregelen voor de organisatie. Er werd duidelijk gecommuniceerd welke scenario’s er waren en wat er in welke gevallen moest gebeuren (inclusief mogelijke loonoffers of ontslagrondes). De brief vanuit Eric werd steeds opgevolgd door een Q&A sessie met het hele team via Google Meet waarin alle vragen gesteld konden worden. Ook werd een slack kanaal beschikbaar gesteld waarin mensen hun vragen konden stellen.

Met uitzondering van personeelsdossiers, (salaris)administratie en enkele specifieke directie-dossiers is alle informatie binnen Jobsrepublic open toegankelijk. Iedereen heeft toegang tot alle bestanden die binnen de organisatie worden gebruikt. Tijdens de maandelijkse meetings wordt er ook open gecommuniceerd over de bedrijfsresultaten zoals omzet en winst.

Minimaal twee keer per week hebben de teams overleg over wat bereikt is en wat de doelen voor die week of dag zijn. Iedere team kiest hierbij de overlegvorm die het beste bij het team past. Elke team heeft daardoor regelmatig zijn eigen vorm van overleg, van pizza sessies, dagelijkse start met sales tot development stand ups. Het managementteam overlegt wekelijks.

Vervolgens kijken we terug op het afgelopen kwartaal. In het algemene deel komen de volgende zaken aan bod:

• Introduceren en verwelkomen nieuwe collega’s
• Terugblik op alle uitjes en teamactiviteiten
• Belangrijkste gebeurtenissen en prestaties

Vervolgens komen de teamleiders aan bod. Zij nemen het team mee in een terugblik op het afgelopen kwartaal:

• Wat waren onze drie kwartaal doelen?
• Hoe zijn deze verbonden met de organisatiebrede jaar doelen?
• Wat zijn de resultaten?
• Bijzondere gebeurtenissen en successen in het team

Na de terugblik op het afgelopen kwartaal komen de doelen voor het nieuwe kwartaal aan bod. Iedere teamleider neemt de organisatie mee aan de hand van de doelen:

• Wat gaan we komend kwartaal doen?
• Hoe draagt dat bij aan de doelen van de organisatie?
• Wat hebben we nodig van de rest van de organisatie bij het halen van deze doelen
• Tijdens de coronacrisis zijn de meetings korter dan normaal.

Zeker gedurende de Corona crisis is informele communicatie cruciaal. De organisatie voert ook een actief beleid op het stimuleren van informele communicatie. Informele zaken worden gecommuniceerd via de Jobsrepublic Whatsapp groep en via het #coffee-machine kanaal in Slack.

Om de toevallige communicatie die door corona is weggevallen weer wat tot leven te brengen gebruiken we Donut. Met deze tool worden medewerkers inclusief management één keer per week aan een willekeurige andere medewerker gekoppeld. Doel is om in 20 minuten even bij te praten over andere zaken dan werk. Iedereen wordt geacht hieraan mee te doen.

Naast de organisatiebrede en de team meetings heeft elke manager minimaal tweewekelijks een een-op-een overleg met elk team member. Zaken als persoonlijk welbevinden, persoonlijke ontwikkeling en persoonlijke doelstellingen worden dan besproken.

Sinds Corona en het remote werken hebben we de een- op- een overleggen geïntensiveerd. Het is prettig om regelmatig contact te hebben in de situatie van thuiswerken. Omdat iedereen zijn eigen manier van omgaan met de situatie zijn we hier individueel mee omgegaan. Geen één oplossing voor allemaal maar kijkend naar wat voor de betreffende collega het best passend is. We hebben de team members die dat wilden een online test laten maken waaruit een “Managen op afstand” rapport kwam. Deze is besproken tijdens de bila en acties om het werken op afstand te verbeteren zijn ondernomen.

Tijdens alle vormen van overleg wordt regelmatig de waardering uitgesproken voor team members die een resultaat hebben behaald, een grote opdracht hebben binnengehaald of werk hebben afgerond. Successen worden nooit vergeten en worden altijd benoemd door het management. Chats met waardering voor collega’s onderling vliegen dan voorbij. Datzelfde geldt voor berichten via Slack, altijd reageren collega’s maar zeker ook management positief.

Tijdens de eindejaarsbijeenkomst heeft Eric elk team member persoonlijk bedankt met een fles champagne en een persoonlijk woord van dank. Het uitspreken van waardering voor het afgelopen jaar en de inhoudelijk positieve feedback draagt bij aan een positief gevoel van betrokkenheid van het team.