Skip to main content

Scaling up methode

Om de snelle groei in goede banen te blijven leiden hebben we de scaling up methode van Verne Harnish omarmd. In de afgelopen jaren hebben we steeds onderdelen van deze methodiek geïmplementeerd in onze werkwijze. Zo ook op het gebied van innovatie. We zijn bijvoorbeeld gaan werken met #1 Priorities en Rocks. Het afgelopen jaar hebben we daarmee geëxperimenteerd en terugkijkend heeft dat ons een aantal grote verbeterslagen gebracht. Bovenal heeft de manier waarop, gezorgd voor constante betrokkenheid van het team. De verbeterslagen zijn veelal met het hele team gerealiseerd.

#1 Priorities & Rocks

Elk kwartaal organiseert Ewoud, de CTO, een online sessie met het hele team. De sessie start met een brainstorm; “wat is prioriteit (#1) om dit kwartaal Jobsrepublic verder te helpen”. Alle teamleden zetten hun idee op een sticky note, deze worden gezamenlijk toegelicht en iedereen krijgt de gelegenheid om verdiepende vragen te stellen om daarmee aanvullende inzichten te geven. Nadat alle ideeën zijn toegelicht stemt elk team member voor de #1 die hij of zij het belangrijkst vindt om aan te pakken.. De stemmen worden geteld en het idee met de meeste stemmen wordt onze #1 priority voor het komende kwartaal.

We hebben nu met elkaar de #1 priority bepaald. De vervolgstap is om per team te kijken wat ervoor nodig is de #1 priority voor elkaar te krijgen. De teams gaan daarvoor in een break-out room en bespreken wat zij kunnen bijdragen, hoe dat kan worden gemeten en wanneer het een succes is. Per team worden dus de zogenoemde “rocks” bepaald. Als alle team hun “rocks” hebben afgerond worden de resultaten weer gezamenlijk besproken. Ook hier krijgt iedereen de gelegenheid om kritische vragen te stellen om de rocks nog scherper te krijgen. Nadat alle rocks besproken en helder zijn wordt per rock een teamlid als eindverantwoordelijke gevraagd. De eindverantwoordelijk is verantwoordelijk voor de realisatie van de rock en de wekelijkse rapportage daarvan. Dit wil niet zeggen dat de overige team members niet betrokken blijven, het blijft een team effort om een rock te realiseren.

Het lastigste onderdeel is om de #1 priority en rocks meetbaar te maken. Soms lukt het niet om dat in de gezamenlijke sessie 100% op orde te krijgen. In zo’n geval sluiten we de sessie, laten we een klein gezelschap daar verder over nadenken of passen we de rocks gedurende de eerste weken van het kwartaal nog aan.

De #1 priority en rocks worden in een overzicht gezet. Elke week tijdens de All Hands Meeting lopen we deze door. Wat is de status van een rock en in hoeverre is er de afgelopen week resultaat geboekt. Het hele team blijft daardoor betrokken bij elkaar en bij de #1 priority. De uiteindelijke optelsom van alle rocks bij elkaar maakt het succes van de #1 priority. Door het geven van kleuren aan het % gerealiseerd wordt visueel gemaakt wat de status is. Groen is uiteraard afgerond, oranje is in progress en rood behoeft nog aandacht.

Gerealiseerde verbeteringen

Hele mooie voorbeelden van #1 priorities die we afgelopen jaar als team hebben bereikt zijn het in de markt zetten van ons nieuwe merk Hellopublic, het implementeren van Hubspot en het verbeteren van de interne processen. Voor het in de markt zetten van Hellopublic zijn in het eerste kwartaal alle voorbereidingen gedaan. Team marketing was verantwoordelijk voor het ontwerp van het merk en de website, Sales heeft klantonderzoek gedaan, Finance maakte de administratie in orde, Development verbeterde de online producten en team Operations hield de planning bij en heeft gezorgd voor content. Met elkaar hebben we het merk Hellopublic op 30 maart 2021 aan de wereld kunnen laten zien, wat een geweldig teamresultaat. Doordat elk team een stukje eigenaarschap nam voelde de lancering echt als een gezamenlijk resultaat en waren we allemaal trots. Ook de implementatie van Hubspot verliep soepel en in gezamenlijkheid. Het gevoel van trots was wat minder bij het verbeteren van de interne processen hoewel iedereen dat wel heel belangrijk en nuttig vond om te doen.

Priority & rock proces evalueren

Omdat we continu willen leren starten we de teamsessie voor het bepalen van de #1 priority en rocks altijd met terugkijken naar het afgelopen kwartaal. Natuurlijk om even terug te kijken naar ons succes en daarvan te genieten. Maar zeker ook om ervoor te zorgen dat we continu bezig zijn met zaken die ertoe doen. Wat ging goed, wat had beter gekund. Niet alleen inhoudelijk kijkend naar de rocks maar ook over het proces zelf. Waren de rocks scherp genoeg geformuleerd en haalbaar, was het motiverend en wat kan beter.

Dit heeft ervoor gezorgd dat we gedurende het jaar een splitsing hebben gemaakt naar merk. Vanaf half 2021 wordt er een aparte sessie met het team van Hellopublic en het team van Jobsrepublic georganiseerd. Hiermee kan per merk gefocust worden op verbeteringen. Ook hebben we gemerkt dat als tussentijds blijkt dat een rock niet werkt, deze beter gewijzigd of verwijderd kan worden. Niets is zo demotiverend dan elke week stilstaan bij een rock waar geen beweging in zit.

Knowledge sharing

Er is een speciaal slack kanaal Knowledge sharing, waarin innovaties en kennis wordt gedeeld. Wie zich geroepen voelt pakt de innovatie op, onderzoekt of het wat kan betekenen voor Jobsrepublic en koppelt dit tijdens een Allhands meeting terug aan het team.

Stop - Start - Continue sessies

Sinds 2019 organiseren we gemiddeld twee keer per jaar Stop-start-continue sessies georganiseerd. Waar mogelijk fysiek en anders online.

Doel van de stop-start-continue sessie is om team members direct mee te laten denken met de koers van het bedrijf. Deze sessie wordt in elk geval georganiseerd voordat het MT aan de slag gaat met het budget voor het opvolgende jaar. Dus voordat de strategie en het bijbehorende budget ter sprake komen hebben de medewerkers al hun inbreng kunnen geven op de plannen voor het komende jaar.

Tijdens de sessie gaan de medewerkers aan de slag in kleine groepen om te bepalen met welke activiteiten, gedragingen, werkwijzen etc we moeten stoppen, doorgaan of juist moeten starten.

De uitkomst van de groepen wordt vervolgens aan het hele bedrijf gepresenteerd. Na een ordening kunnen alle medewerkers stemmen op wat zij het belangrijkste vinden. Hieruit wordt een top 10 geformuleerd van de belangrijkste zaken die moeten worden aangepakt. Het management geeft hierbij de toezegging dat deze zaken worden meegenomen of verplicht zich een uitleg te geven als dit niet wordt gedaan.

Vanzelfsprekend wordt alle overige input ook meegenomen in de strategiesessie van het management en wordt bepaald of ze hier wat mee kunnen of moeten. De uitkomsten worden weer gecommuniceerd in de jaarlijkse kick-off of tussentijdse meetings.