Great place to work for all tijdens COVID - 19

In tijden van grote crisis komt alles aan op het tonen van leiderschap. Na de persconferentie in maart was opeens alles heel erg onzeker. Het is dan taak van het management om hier heel adequaat actie op te ondernemen.

Informeren

Direct na iedere persconferentie werd door Eric een memo gestuurd aan alle medewerkers via Slack en Whatsapp. Deze memo bevatte een samenvatting van de maatregelen (in het Engels, wat heel fijn was voor onze buitenlandse collega’s die in het begin het nieuws over de Nederlandse situatie niet goed konden volgen) en de impact op onze organisatie. In het bericht werd duidelijkheid verschaft over de maatregelen binnen onze organisatie. Daarnaast werd duidelijk gemaakt dat onze kernwaarde ‘flexibiliteit’ nu goed op de proef zou worden gesteld. Voor iedereen betekende dit een tijd van noodzakelijke aanpassing. Eric communiceerde duidelijk wat er verwacht werd en op welke manier mensen hulp konden krijgen als dat nodig was.

Het is mooi om te ervaren dat we ondanks de gekke coronatijd nog steeds zo’n sterk team zijn en voor elkaar klaar staan bij Jobsrepublic.

Farah

Creëren van rust

Het eerste wat we hebben gedaan is het creëren van rust. We stonden er aan het begin van de crisis financieel goed voor en dat zorgde ervoor dat we onze buffer konden gebruiken om iedereen aan boord te houden. Die boodschap werd heel vroeg en heel helder aan het team gebracht. Tot aan het einde van de zomer was iedereen zeker van zijn baan. Daarna zouden we verder moeten kijken naar de actuele situatie. Deze boodschap heeft gezorgd voor veel rust en zorgde ervoor dat het team zich op het werk kon richten in plaats van onzekerheden rondom de eigen baan.

Wie zet jij op één?

Bij het uitbreken van de crisis werd door veel bedrijven direct hard ingegrepen. Ondernemers als John de Mol jaagden hun medewerkers collectief de schrik aan door te dreigen met draconische maatregelen en massaontslagen. Wij wilden onze mensen juist een tegenovergesteld geluid laten horen. Wij zetten onze mensen op één in goede tijden en óók in moeilijke tijden. We hebben dit intern in woord en daad kracht bijgezet. We hebben ons ook direct aangemeld bij het initiatief van Wie zet jij op één? Om duidelijk te maken dat we ook in moeilijke tijden een people first bedrijf zijn.

100% remote

We hebben direct gekozen voor een remote-only strategie. Op die manier konden we de meeste zekerheid en duidelijkheid bieden aan de medewerkers. Binnen een week hadden we de communicatiekanalen Slack, Trello en Google Meet goed ingericht op de nieuwe situatie en hebben we de communicatieprotocollen met het team gedeeld. De nieuwe werkwijze was duidelijk en werd actief omarmd door het team.

Persoonlijke aandacht

Direct aan het begin van de corona crisis hebben we de interne communicatie gestructureerd en geïntensiveerd. De All hands op maandag is sinds de eerste week uitgebreid naar drie keer per week. De team meetings worden frequenter gehouden en met alle teamleden wordt minimaal twee keer een bila gehouden met de leidinggevende. Daarnaast hebben ze regelmatig contact met Annette en Annelieke van people Operations. Door te kiezen voor een open communicatiestructuur in Slack kan iedereen heel makkelijk op de hoogte blijven van wat in de verschillende teams en bij de projecten speelt. Veel teamleden vinden dat de communicatie sinds Corona beter gaat dan daarvoor. Dat is een mooi resultaat.

Intensievere communicatie

Een GPTW projectgroep heeft het werken met kick-off teams geïntroduceerd. Dit kwam voort uit het verbeterpunt communicatie tussen de afdelingen. Door met verschillende functies samen te komen voor de start van een nieuwe klant c.q. opdracht zorgen we voor een zo optimaal mogelijk resultaat voor onze klant. Ook zorgt een gezamenlijke kick-off dat we duidelijke afspraken maken wie wat oppakt. Met een uiteindelijk gezamenlijk succes voor de klant, wat weer inspireert en gevierd wordt. De projecten die zijn gestart met een kick-off team zijn heel goed verlopen, we gaan de kick-off sessies uitbreiden met gezamenlijke (tussentijdse) evaluaties. 

Informele communicatie

Naast de formele communicatiestructuur doen we veel aan het bevorderen van informeel contact. Met regelmaat wordt op vrijdagmiddag een pubquiz of ander spelshow georganiseerd door steeds weer andere teamleden. Met de donut-app in Slack brengen we random mensen in contact die met elkaar een informeel zoom gesprek kunnen inplannen. Zo spreek je ook nog eens collega’s die je anders soms helemaal niet meer ziet.

Herhalen herhalen herhalen

Meer dan anders is het tijdens de corona crisis van belang dat iedereen op de hoogte is van alles wat er speelt. We zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte is en blijft door de belangrijke zaken steeds onder de aandacht te brengen via alle kanalen.

Verantwoorde borrels

Op de momenten dat de maatregelen versoepelden hebben we gelijk van de situatie gebruik gemaakt om elkaar weer te kunnen zien. Voor de zomer hebben we een heerlijke zomerse buitenborrel gehouden op de kade van het meer naast ons kantoor. Na de zomer hebben we op het strand van Wijk aan Zee een corona proof ‘after summer gathering’ georganiseerd om het laatste deel van het jaar samen af te trappen.

Share your day Challenge via Instagram

Tijdens de eerste lockdown in he voorjaar hadden we geen fysiek contact met elkaar. Om er toch voor te zorgen dat we ook op persoonlijk niveau bleven connecten hebben we een besloten Instagram account ingericht met een ‘share your day challenge’. Iedere dag kwam een andere collega aan de beurt die zijn of haar dag deelde tijdens de lockdown. Aan het eind van de post werd dan vervolgens  een collega genomineerd om zijn of haar dag te delen met het team. Wat eet je voor lunch? Hoe ziet jouw huis en werkplek eruit? Waar ga je wandelen? Wat doe je aan sport? Wie is je familie? De invulling was helemaal vrij en dat leverde zeer uiteenlopende en vaak erg grappige bijdragen op. Er werd erg enthousiast op gereageerd en alle collega’s hebben enthousiast meegedaan.

Werkplekken

Een goede thuiswerkplek was opeens belangrijk in de corona crisis. De Jobsrepublicans werden gestimuleerd om aan te geven wat ze nodig hadden thuis, zodat de benodigde materialen en apparatuur thuis konden worden afgeleverd.

Surveys & tests

Een belangrijke manier om een vinger aan de pols te houden is voor ons het houden van een survey. We hebben dit jaar, naast een eigen corona-survey, de Covid-19 survey gedaan van Great Place to Work. Daarnaast hebben we natuurlijk de reguliere survey van Great Place to Work laten uitvoeren met een heel mooi resultaat. Naast deze enquêtes hebben we de medewerkers ook een test laten doen gericht op thuiswerken. In deze test van Thomas International wordt onderzocht hoe goed mensen in staat zijn om thuis te werken en wat mensen eventueel nodig hebben om hun werk goed vanuit huis te kunnen doen. De nadruk van de test lag op de manier waarop een teamlid het beste aangestuurd en gecoacht kan worden. Dit vormt een handig hulpmiddel voor leidinggevenden, die hierdoor een goed inhoudelijk gesprek konden hebben met de teamleden op basis waarvan eventuele aanpassingen zijn doorgevoerd.

Heel veel 'fun' en bedankjes

We houden bij Jobsrepublic al heel erg van plezier maken, maar tijdens de Corona crisis werd het een soort eerste levensbehoefte. We hebben van alles uit de kast gehaald om onze dankbaarheid te tonen voor het enorme aanpassings- en doorzettingsvermogen van de teamleden. En natuurlijk om het gewoon leuk te hebben met elkaar. Een greep uit de acties:

  • Bloemetje en bedankkaartje in de derde week
  • Mobiele Jobsrepublic Smoothie-bus aan de deur bij alle medewerkers
  • Zomerborrel aan het meer
  • After summer gathering. Dag aan zee met zomer BBQ en borrel
  • Sinterklaas cadeautje
  • GPTW Diner Distance met vijfgangendiner aan huis
  • Kerst quiz borrelbox voor tijdens de jaarafsluiting vanaf huis
  • Pubquizes

Video: At least we had fun

Great Place to Work voor de samenleving

Tijdens de corona crisis hebben we onze relaties in de zorg een helpende hand toegestoken.

Ondersteuning ETZ ziekenhuis

Jobsrepublic heeft een intensieve band met het ETZ ziekenhuis in Tilburg. We verzorgen al jaren de werving voor dit ziekenhuis. Juist op deze plek ontstond de eerste brandhaard en dit had enorme impact op de organisatie van het ziekenhuis. Direct op het moment dat we merkten dat ze handen tekort kwamen hebben we een campagne ontwikkeld voor extra medewerkers. Deze campagne hebben we tegen kostprijs voor ze opgezet en uitgerold. Met het beoogde resultaat.

Om de mensen van het ETZ een extra hart onder de riem te steken, hebben we een video gemaakt en op social media geplaatst met de oproep aan iedereen om de zorg te steunen. Een diepe buiging voor de medewerkers (van onze opdrachtgevers) in de zorg:

Zorgbanen tijdelijk gratis

Tijdens de eerste lockdown vanwege de Corona crisis hebben wij onze vacaturesite www.zorgbanen.nl kostenloos beschikbaar gesteld voor zorginstellingen die op zoek waren naar nieuwe collega’s. Hier is heel veel gebruik van gemaakt. Een mooie manier om een steentje bij te dragen. Dit initiatief werd gewaardeerd door onze klanten in de zorgsector die opeens onder enorme druk kwam te staan.