In 2018 hebben we met alle teamleden in een aantal opeenvolgende sessies onze kernwaarden geformuleerd. Sindsdien staan deze kernwaarden centraal in onze organisatie cultuur.

Vooral de manier waarop wij invulling geven aan onze kernwaarden maakt ze uniek. Bij Jobsrepublic hebben we de kernwaarden overal doorgevoerd en komen ze ook steeds terug in alle gesprekken en presentaties. De kernwaarden zijn niet alleen als zodanig geformuleerd, maar er zijn ook concrete normen aan gekoppeld en effectieve gedragingen bij geformuleerd. Zo wordt heel duidelijk voor iedereen wat deze kernwaarden betekenen en welk gedrag daarbij hoort.

Door de kernwaarden topprioriteit te geven hebben we de cultuur kunnen handhaven en verstevigen een periode van snelle groei van 20 naar 35 Jobsrepublicans. We kunnen echt stellen dat de kernwaarden leven en dat de teamleden ze ook echt kunnen opnoemen inclusief de betekenis en het bijbehorende gedrag.

Onze kernwaarden

Eigenaarschap (ownership)

We hebben hart voor de zaak. We gedragen ons als eigenaar en trekken verantwoordelijkheid naar ons toe.

Openheid (openness)

We zijn eerlijk en open naar elkaar en onze klanten. We staan altijd open voor feedback en maken dingen altijd bespreekbaar.

Plezier (fun)

We maken het leuk en dragen bij aan een positieve sfeer. Van werk moet je blij worden en successen moet je vieren.

Deskundigheid (expertise)

We zijn leergierig en blijven ontwikkelen. Zo voegen wij altijd waarde toe voor onze collega’s en klanten.

Flexibiliteit (flexibility)

We innoveren voortdurend en anticiperen voortdurend op nieuwe ontwikkelingen. Niets blijft zomaar bij het oude. Alles mag veranderen.

Invulling aan de kernwaarden door normen en effectieve gedragingen

Kernwaarden gaan pas leven als je er inhoud aan geeft. Wat betekent bijvoorbeeld Eigenaarschap? Welk gedrag hoort daarbij? En wat juist niet? Om iedereen in het team handvatten te geven om de kernwaarden eigen te maken zijn met het team voor alle kernwaarden zijn normen gedefinieerd. Basisregels die verder invulling geven aan onze waarden. De set normen is daarbij zo beperkt mogelijk gehouden, zodat ze voor iedereen te bevatten zijn. Vooral ook voor nieuwe teamleden. De gedachte is dat we beter één regel kunnen hebben die begrepen en nageleefd wordt dan tien regels die alleen op papier bestaan.

Vervolgens zijn, op basis van de normen, effectieve gedragingen geformuleerd. Dit zijn voorbeelden van gedrag dat gebaseerd is op de normen en dat de kernwaarden ondersteunt. Doel is om teamleden heldere handvatten te geven om te begrijpen wat deze kernwaarden nou precies betekenen voor de mensen en het samenwerken.

We zijn ervan overtuigd dat je kernwaarden niet tussen de oren krijgt door ze aan de muur te hangen. Kernwaarden breng je over door met de mensen hierover in gesprek te gaan. In teamverband, maar ook zeker in individuele gesprekken.

We hebben ervoor gekozen om de kernwaarden en het gewenste gedrag dat daarin gekoppeld is stelselmatig onder de aandacht te brengen. Hierbij gaan we vooral experimenteel te werk. We proberen van alles uit en nemen de best practices mee naar volgende stappen.

Normen

Voor iedere kernwaarde is er een basisnorm gedefinieerd die bedrijfsbreed wordt nageleefd. daarnaast heeft ieder team hier een eigen team-norm aan toegevoegd. Doordat de teams hier zelf vorm en inhoud aan geven worden deze normen ook gedragen.

Normen op basis van Eigenaarschap

Organisatienorm
Ik gedraag me als eigenaar

Salesteam norm
Afspraak is afspraak

Developmentteam norm
Ik laat alles waaraan ik werk beter achter dan dat ik het aantrof

Customer Succes Team norm
Ik doe er alles aan om onze opdrachtgever een geweldige klantervaring te bieden

Recruitment marketing norm
Ik zorg ervoor dat we kwaliteit leveren

Normen op basis van Plezier

Organisatienorm
Ik maak het leuk

Salesteam norm
Ik deel mijn successen met het team

Developmentteam norm
Ik vier elke milestone die ik behaal met het team

Customer Succes Team norm
Ik deel de successen van onze klanten met het team

Recruitment marketing norm
Ik neem een positieve houding aan

Normen op basis van Openheid

Organisatienorm
Ik deel alle informatie zoveel als mogelijk

Salesteam norm
Ik deel mijn resultaten en voortgang in het team

Developmentteam norm
Ik schrijf code die makkelijk te lezen en te begrijpen is

Customer Succes Team norm
Ik houd mijn klanten voortdurend op de hoogte

Recruitment marketing norm
Ik deel mijn kennis met mijn teamleden

Normen op basis van Flexibiliteit

Organisatienorm
Ik omarm verandering

Salesteam norm
Ik help mijn collega’s als dat nodig is

Developmentteam norm
Ik lanceer features snel en doorlopend

Customer Succes Team norm
Ik zoek steeds naar nieuwe wegen voor het beste resultaat

Recruitment marketing norm
Ik maak tijd vrij om een collega te helpen

Normen op basis van Deskundigheid

Organisatienorm
Ik vraag me steeds af, hoe kan het beter?

Salesteam norm
Ik weet wat onze producten toevoegen in de markt

Developmentteam norm
Ik automatiseer het testen

Customer Succes Team norm
Ik word door mijn klanten gezien als expert in recruitment marketing

Recruitment marketing norm
Ik onderhoud mijn actuele kennis op mijn expertisegebied

Effectieve gedragingen

Op basis van de normen worden effectieve gedragingen geformuleerd, voorbeelden van gedrag dat de kernwaarden ondersteunt.

Effectieve gedragingen op basis van Eigenaarschap

  • Ik klaag niet. Als ik het niet eens ben met hoe dingen gaan, dan neem ik de verantwoordelijkheid en zorg ik ervoor dat ik onderdeel ben van de oplossing.
  • Ik zorg goed voor mijn werkomgeving. Ik zorg ervoor mijn werkplek en de gezamenlijke ruimten schoon en opgeruimd zijn en blijven.
  • Ik laat me niet beperken door mijn functietitel. en de rollen die ik op mij heb genomen. Als ik zie dat ik ergens van betekenis kan zijn dan handel ik hier actief op.
  • Ik vraag me altijd af hoe het beter kan. Ik ben altijd bezig om het systeem en de processen waarin en waarmee ik werk te verbeteren.
  • Ik ben gepassioneerd over het leveren van kwaliteit aan onze klanten en teamgenoten. Ik vraag altijd een collega om mijn werk te reviewen voordat het naar buiten gaat (vier-ogen-principe).
  • Ik kom mijn afspraken na. Mijn teamgenoten en onze klanten kunnen op mij vertrouwen. Als ik het niet red om een afspraak na te komen dan meld ik dat op tijd.

Effectieve gedragingen op basis van Plezier

  • Ik deel alle successen die ik behaal.
  • Ik zorg er voor dat we onze successen vieren en dat we stilstaan bij de dingen die we realiseren.
  • Als we met het bedrijf iets leuks doen dan doe ik mijn best om erbij te zijn.
  • Ik doe zo veel mogelijk mee met informele sessies. Juist door informeel contact wordt samenwerken makkelijker.
  • Ik werk actief mee aan initiatieven die informeel contact bevorderen.
  • Als ik een collega in het zonnetje kan zetten dan neem ik daartoe initiatief.
  • Ik laat het mijn collega;s weten als ik vind dat ze iets goed hebben gedaan.

Effectieve gedragingen op basis van Openheid

  • Ik ben zo transparant mogelijk. Mijn agenda is open. Mijn collega’s kunnen altijd zien waar ik mee bezig ben.
  • Ik communiceer altijd via de open slack-kanalen van mijn team of projectgroep. ook als dat aan één teamlid is gericht. Ik doe dit altijd tenzij het echt niet anders kan.
  • Bij interne communicatie maak ik geen gebruik van e-mail, tenzij het niet anders kan.
  • Ik deel alle informatie in de gezamenlijke dropbox. Als ik dit niet doe heb ik een goede reden die ik kan uitleggen.

Effectieve gedragingen op basis van Flexibiliteit

  • Ik pas mij aan aan nieuwe situaties.
  • Ik klaag niet over verandering, ik omarm me het. Ik onderzoek waar ik moeite mee heb en zoek hulp als dat nodig is.
  • Door COVID-19 moet ik langdurig thuiswerken. Ik zorg dat ik dit goed kan doen en schakel hulp in als ik ergens op vastloop dat mijn werk belemmert.
  • Ik omarm nieuw manieren van communiceren en samenwerken als dat nodig is.
  • Ik ga flexibel om met mijn werktijden en verwacht dezelfde flexibiliteit van de organisatie.

Effectieve gedragingen op basis van Deskundigheid

  • Ik deel mijn kennis actief. Zo help ik mijn teamgenoten en het bedrijf in zijn geheel om steeds beter te worden.
  • Ik zorg ervoor dat ik weet wat er gebeurt in het bedrijf. Ik vraag en onderzoek waar andere afdelingen en teamleden mee bezig zijn als ik het niet weet.
  • Ik ken de business. Ik weet wat er gebeurt in de markt waarin we ons begeven en wat Jobsrepublic onderscheidt van anderen.
  • Ik vraag waarom. Ik wil precies weten waarom we de dingen doen zoals we ze doen.
  • Ik onderhoud mijn kennis. Ik ben op de hoogte van de ontwikkelingen in mijn vakgebied en zorg dat ik altijd up-to-date ben op de belangrijke terreinen.

De kernwaarden tot leven brengen

Onze kernwaarden maken inmiddels deel uit van onze dagelijkse praktijk, het is een manier van denken geworden en een manier van zijn. Niet alleen worden de kernwaarden regelmatig genoemd ook zijn ze onderdeel van de onboarding, elke kwartaal- en maand meeting, onderdeel van het Trello employee handbook, onderdeel van de individuele kwartaalgesprekken en tijdens bila’s. Ook zijn kernwaarden gespreksonderwerp tussen collega’s ter voorbereiding op de beoordeling, onderwerp van grapjes op de groepsapp of op kantoor, kortom kernwaarden zijn levend aanwezig.

Het is zelfs zo dat onze kwartaal meetings onze kernwaarden zijn; Flexibiliteit als de apparatuur niet helemaal werkt zoals zou moeten, openheid over stand van zaken ten opzichte van de doelstellingen, verantwoordelijkheid voor elke afdeling om deze toe te lichten, deskundigheid opdoen tijdens een leerzame workshop en uiteraard afsluiten met plezier, een activiteit, samen eten en een gezellige borrel.

Bij de ontwikkeling van nieuwe programma’s of initiatieven zijn de kernwaarden onderdeel. Bijvoorbeeld bij het employee handbook, niet alleen zijn de kernwaarden opgenomen maar ook zijn verwachtingen rondom opnemen van verlof vertaald naar hoe hier flexibel en met verantwoordelijkheid mee om te gaan.

Ideeën en initiatieven vanuit bijvoorbeeld het team worden bekeken vanuit de kernwaarden. Hoe draagt het bij aan plezier, deskundigheid, verantwoordelijkheid, openheid of flexibiliteit?.

Een mooi voorbeeld is dat van ons teamlid Guus. Hij is leider van het jobmarketing team en hij kwam met het verzoek of hij vijf maanden lang vanuit Portugal zijn werk mocht gaan doen. We hebben hem gevraagd om een helder plan te schetsen en dat heeft hij gedaan vanuit de kernwaarden flexibiliteit, plezier en eigenaarschap.

"De kernwaarde ‘ plezier’ wordt hier goed geleefd. Als er iets te vieren valt dan doen we dat."

Guus

Kernwaarde centraal

Om de kernwaarden tot leven te brengen stellen we deze gedurende een half jaar centraal. De eerste kernwaarde waarmee we dit hebben gedaan is eigenaarschap (ownership)

Ons eerste experiment om de kernwaarde tot leven te brengen is door er een incentive aan te hangen. Op basis van gedrag kon het team gedurende het kwartaal in vier stemrondes aangeven wie zij wilden nomineren als teamlid dat de meeste ownership liet zien. Degene die uiteindelijk door het team werd gekozen won een reis naar Rome. Het management was uitgesloten van deelname en mocht ook geen stem uitbrengen. Dit was ook zo bekend in het team.

Deze eerste kernwaarde centraal actie heeft heel goed uitgepakt. De kernwaarde Ownership werd in het gesprek van de dag. Er werden vooral veel grappen gemaakt over zogenaamd voorbeeldgedrag en de manier waarop mensen wilden winnen, maar gaandeweg werden de grappen steeds meer omgezet in daadwerkelijk het gewenste gedrag. Zeker nadat de eerste stemrondes hele verrassende kandidaten opleverde.

Een heel zichtbaar voorbeeld was de gezamenlijke keuken die tot deze actie altijd een bende was. Niemand voelde zich verantwoordelijk en ondanks allerlei pogingen om teams verantwoordelijk te maken leek niets echt te helpen. Nu is de keuken nog steeds vrijwel altijd spik en span en wordt deze verantwoordelijkheid door een heel groot deel van het team gedragen. Wat ons betreft een simpel, maar mooi voorbeeld van het succes van deze incentive.

De reis werd uiteindelijk gewonnen door Annemieke die bij ons verantwoordelijk is voor de administratieve ondersteuning van het salesteam. Absoluut een voorbeeld van iemand die altijd extra verantwoordelijkheid pakt en altijd levert. Een mooie uitkomst.

Kernwaarden in 2020

In 2020 zijn we verder gegaan met de kernwaarde deskundigheid. We hebben rondom deze kernwaarde dan ook allerlei acties georganiseerd. Bijvoorbeeld de interne kennissessies, de externe kennissessies, de organisatie van eigen webinars, een half jaar kick-off met een online marketing workshop, online studieplatform, regelmatig delen van artikelen en kennis etc. We hebben een speciaal slack channel ingericht voor het delen van kennis. Hier wordt regelmatig door teamleden informatie gedeeld.

Een GPTW projectgroep houdt zich bezig met de kernwaarde expertise. Zij hebben aan de hand van een survey onder de collega’s onderzocht welke onderwerpen de voorkeur hebben voor een interne kennissessie. Collega’s hebben sessies georganiseerd over bijvoorbeeld het concurrentieveld van Jobsrepublic en marketing en branding.

Terugkijkend op 2020 hebben ook de kernwaarden flexibiliteit, verantwoordelijkheid en openheid ons veel gebracht. Met de komst van Corona, de onzekere situatie en het werken op afstand hebben deze kernwaarden ons de kracht laten zien. Door te kiezen voor openheid vanuit Eric richting het team, regelmatig te laten weten welke impact de situatie op onze business had en heeft, een open houding naar collega’s die vragen of onzekerheden hadden. Flexibiliteit en verantwoordelijkheid van het team in het thuiswerken, flexibiliteit in werkplek inrichten met spullen vanuit kantoor, verantwoordelijkheid door in te spelen op de vraag vanuit nieuwe markten. Flexibiliteit als management door na te denken over toekomstscenario’s bij wegvallen van de vraag en verantwoordelijkheid nemen door ook minder leuke beslissingen te nemen in belang van het team.

Dit alles maakte dat wij deze periode goed zijn doorgekomen. We hebben afscheid moeten nemen van een aantal collega’s, deels omdat de functies vervielen of contracten niet konden worden verlengd. Door hier open over te communiceren, met respect voor de vertrekker en door goed afscheid te nemen heeft dit voor minimale onrust en onzekerheid gezorgd.

1-op-1 gesprekken

Op wekelijkse of tweewekelijkse basis vinden bila’s plaats tussen de teamleden en de managers. In deze bila’s worden de kernwaarden en normen besproken en als basis gebruikt voor het geven van feedback.

Bespreken in sollicitatiegesprekken

Iedere kandidaat die wordt aangenomen heeft uiteindelijk een gesprek met onze directeur Eric. In dit laatste gesprek komen de kernwaarden aan bod. De kernwaarden worden besproken en aan de hand hiervan wordt duidelijk gemaakt hoe de cultuur van Jobsrepublic is. De sterke kanten van de cultuur worden hierin benoemd, maar ook de keerzijde die er soms voor kan zorgen dat mensen minder goed passen. Het gesprek met Eric is bedoeld om de kandidaat een zo eerlijk mogelijk beeld te geven en te toetsen of de kandidaat blij wordt van de belangrijke componenten in de cultuur.

In Jobsrepublic we are given full responsibility to do the work without being managed too closely, and I love that. That gives freedom to solve problems our way and we can take more pride in our work.

Luis

Cultuursessie gedurende onboarding periode

Zodra nieuwe collega’s van start gaan worden drie sessie ingepland met de Eric, de directeur. Eén van de sessies gaat helemaal over de cultuur. Waarom deze zo is en waar wij in geloven. De kernwaarden staan hierbij centraal.

Maand en kwartaal meetings

Ieder kwartaal wordt afgesloten met een terugblik op het vorige kwartaal en de doelen van het komende kwartaal. Tijdens deze kwartaal sessies komen de kernwaarden, de missie en jaar doelen ook uitgebreid aan bod.
Dit jaar zijn naast de kwartaalafsluitingen ook maandafsluitingen in het leven geroepen. Tijdens deze sessie worden successen (en failures) gedeeld en wordt vooruit gekeken naar de komende maand. Ook dan staan de kernwaarden iedere keer op het programma.

Onderdeel van de beoordeling

De kernwaarden, normen en gedragingen staan centraal in de beoordeling. Aan het begin van het jaar wordt duidelijk gecommuniceerd hoe je wordt beoordeeld. Er zijn vijf beoordelingscategorieën met duidelijke criteria aan de hand waarvan bepaald wordt in welke beoordelingsschaal je uitkomt. De criteria zijn bijna allemaal direct gekoppeld aan de kernwaarden.

Ieder kwartaal heeft ieder teamlid een kwartaalgesprek met zijn of haar leidinggevende. Ter voorbereiding van het gesprek geven het teamlid en de manager aan hoe het teamlid heeft gepresteerd in relatie tot de kernwaarden en wat daarbij opviel. Waar nodig worden verbeterpunten benoemd.

Voorafgaand aan de kwartaalgesprekken en het beoordelingsgesprek geven ook collega’s elkaar feedback op de kernwaarden. Tijdens deze periode hoor je de kernwaarden en de betekenis daarvan voor collega’s, regelmatig over de vloer klinken, het is dan levend onderwerp van gesprek.

Stop-start-continue

Voorafgaand aan het opstellen van het budget worden alle medewerkers betrokken via stop-start-continue sessies. Via deze sessies worden ze actief uitgenodigd en in staat gesteld om eigenaarschap te tonen en mee te denken over de toekomstige koers van de organisatie.

Vanuit het management wordt aangegeven wat wel en niet wordt meegenomen en waarom dit zo is. Hiermee wordt invulling gegeven aan de kernwaarde openheid.

coronacrisis

In de coronacrisis hebben we moeilijke beslissingen moeten nemen. Vanaf het eerste moment hebben we het hele team meegenomen in de verschillende scenario’s en wat er zou gebeuren bij welke stappen. Zo was iedereen tot in detail op de hoogte en voorbereid op eventuele stappen. Dit is zeer hoog gewaardeerd door het team en het heeft ook veel rust gebracht. Op deze manier hebben we invulling gegeven aan de kernwaarde openheid.

Bij het nemen van de allermoeilijkste beslissing was het echter niet mogelijk om vooraf volledige openheid te verschaffen. Direct bij het uitbreken van de crisis hebben we het besluit genomen om iedereen aan boord te houden. We hebben het team ook meegenomen in onze afwegingen. We hebben ook duidelijk gemaakt dat het alternatief op termijn zou kunnen zijn om een loonoffer te vragen. Gaandeweg de crisis werd duidelijk dat deze nog heel lang zou gaan duren. In het MT hebben we toen een aantal maanden later vastgesteld dat een loonoffer niet het juiste middel was. We hebben toen toch besloten om afscheid te nemen van een drietal medewerkers. In dit geval hebben we de kernwaarde Openheid achteraf moeten invullen. Na het nemen van het besluit hebben we het hele team inzicht gegeven in onze beweegredenen. Twee weken later antwoordde 100% van de medewerkers in de GPTW survey dat ‘hier alleen mensen worden ontslagen als het echt niet anders kan’. Het besluit sluit ook aan bij de kernwaarde flexibiliteit. Ondanks een duidelijke ingeslagen weg hebben we toch een ander besluit genomen, omdat dit nu eenmaal de beste keuze was voor het bedrijf als geheel. De acceptatie door het team getuigt daarbij ook van flexibiliteit.

Kernwaarden bij strategische beslissingen

Wekelijks heeft het MT overleg. Bij het nemen van belangrijke besluiten spelen de kernwaarden altijd een centrale rol. Ze vormen zelfs een belangrijke leidraad bij het nemen van de beslissingen. Heel vaak leggen meningen het af tegen de kernwaarden. Dit maakt het nemen van besluiten eenvoudig omdat de kernwaarden door het hele MT worden omarmd.

Strategische beslissingen worden altijd met het team gedeeld en in een groot aantal gevallen ook eerst voorgelegd voordat er besluiten worden genomen. Zo geven we invulling aan de kernwaarden openheid en ownership.