Betekenisvolle waarden

Onze kernwaarden maken inmiddels deel uit van onze dagelijkse praktijk, het is een manier van denken geworden en een manier van zijn. Niet alleen worden de kernwaarden regelmatig genoemd ook zijn ze onderdeel van de onboarding, elke kwartaal- en maand meeting, onderdeel van het Trello employee handbook, onderdeel van de individuele kwartaalgesprekken en tijdens bila’s. Ook zijn kernwaarden gespreksonderwerp tussen collega’s ter voorbereiding op de beoordeling, onderwerp van grapjes op de groepsapp of op kantoor, kortom kernwaarden zijn levend aanwezig.

Het is zelfs zo dat onze kwartaal meetings onze kernwaarden zijn; Flexibiliteit als de apparatuur niet helemaal werkt zoals zou moeten, openheid over stand van zaken ten opzichte van de doelstellingen, verantwoordelijkheid voor elke afdeling om deze toe te lichten, deskundigheid opdoen tijdens een leerzame workshop en uiteraard afsluiten met plezier, een activiteit, samen eten en een gezellige borrel.

Bij de ontwikkeling van nieuwe programma’s of initiatieven zijn de kernwaarden onderdeel. Bijvoorbeeld bij het employee handbook, niet alleen zijn de kernwaarden opgenomen maar ook zijn verwachtingen rondom opnemen van verlof vertaald naar hoe hier flexibel en met verantwoordelijkheid mee om te gaan.

Ideeën en initiatieven vanuit bijvoorbeeld het team worden bekeken vanuit de kernwaarden. Hoe draagt het bij aan plezier, deskundigheid, verantwoordelijkheid, openheid of flexibiliteit?.

Een mooi voorbeeld is dat van ons teamlid Guus. Hij is leider van het jobmarketing team en hij kwam met het verzoek of hij vijf maanden lang vanuit Portugal zijn werk mocht gaan doen. We hebben hem gevraagd om een helder plan te schetsen en dat heeft hij gedaan vanuit de kernwaarden flexibiliteit, plezier en eigenaarschap.

In 2020 zijn we verder gegaan met de kernwaarde deskundigheid. We hebben rondom deze kernwaarde dan ook allerlei acties georganiseerd. Bijvoorbeeld de interne kennissessies, de externe kennissessies, de organisatie van eigen webinars, een half jaar kick-off met een online marketing workshop, online studieplatform, regelmatig delen van artikelen en kennis etc. We hebben een speciaal slack channel ingericht voor het delen van kennis. Hier wordt regelmatig door teamleden informatie gedeeld.

Een GPTW projectgroep houdt zich bezig met de kernwaarde expertise. Zij hebben aan de hand van een survey onder de collega’s onderzocht welke onderwerpen de voorkeur hebben voor een interne kennissessie. Collega’s hebben sessies georganiseerd over bijvoorbeeld het concurrentieveld van Jobsrepublic en marketing en branding.

Terugkijkend op 2020 hebben ook de kernwaarden flexibiliteit, verantwoordelijkheid en openheid ons veel gebracht. Met de komst van Corona, de onzekere situatie en het werken op afstand hebben deze kernwaarden ons de kracht laten zien. Door te kiezen voor openheid vanuit Eric richting het team, regelmatig te laten weten welke impact de situatie op onze business had en heeft, een open houding naar collega’s die vragen of onzekerheden hadden. Flexibiliteit en verantwoordelijkheid van het team in het thuiswerken, flexibiliteit in werkplek inrichten met spullen vanuit kantoor, verantwoordelijkheid door in te spelen op de vraag vanuit nieuwe markten. Flexibiliteit als management door na te denken over toekomstscenario’s bij wegvallen van de vraag en verantwoordelijkheid nemen door ook minder leuke beslissingen te nemen in belang van het team.

Dit alles maakte dat wij deze periode goed zijn doorgekomen. We hebben afscheid moeten nemen van een aantal collega’s, deels omdat de functies vervielen of contracten niet konden worden verlengd. Door hier open over te communiceren, met respect voor de vertrekker en door goed afscheid te nemen heeft dit voor minimale onrust en onzekerheid gezorgd.

De kernwaarden, normen en gedragingen staan centraal in de beoordeling. Aan het begin van het jaar wordt duidelijk gecommuniceerd hoe je wordt beoordeeld. Er zijn vijf beoordelingscategorieën met duidelijke criteria aan de hand waarvan bepaald wordt in welke beoordelingsschaal je uitkomt. De criteria zijn bijna allemaal direct gekoppeld aan de kernwaarden.

Ieder kwartaal heeft ieder teamlid een kwartaalgesprek met zijn of haar leidinggevende. Ter voorbereiding van het gesprek geven het teamlid en de manager aan hoe het teamlid heeft gepresteerd in relatie tot de kernwaarden en wat daarbij opviel. Waar nodig worden verbeterpunten benoemd.

Voorafgaand aan de kwartaalgesprekken en het beoordelingsgesprek geven ook collega’s elkaar feedback op de kernwaarden. Tijdens deze periode hoor je de kernwaarden en de betekenis daarvan voor collega’s, regelmatig over de vloer klinken, het is dan levend onderwerp van gesprek.

Voorafgaand aan het opstellen van het budget worden alle medewerkers betrokken via stop-start-continue sessies. Via deze sessies worden ze actief uitgenodigd en in staat gesteld om eigenaarschap te tonen en mee te denken over de toekomstige koers van de organisatie.

Vanuit het management wordt aangegeven wat wel en niet wordt meegenomen en waarom dit zo is. Hiermee wordt invulling gegeven aan de kernwaarde openheid.

In de coronacrisis hebben we moeilijke beslissingen moeten nemen. Vanaf het eerste moment hebben we het hele team meegenomen in de verschillende scenario’s en wat er zou gebeuren bij welke stappen. Zo was iedereen tot in detail op de hoogte en voorbereid op eventuele stappen. Dit is zeer hoog gewaardeerd door het team en het heeft ook veel rust gebracht. Op deze manier hebben we invulling gegeven aan de kernwaarde openheid.

Bij het nemen van de allermoeilijkste beslissing was het echter niet mogelijk om vooraf volledige openheid te verschaffen. Direct bij het uitbreken van de crisis hebben we het besluit genomen om iedereen aan boord te houden. We hebben het team ook meegenomen in onze afwegingen. We hebben ook duidelijk gemaakt dat het alternatief op termijn zou kunnen zijn om een loonoffer te vragen. Gaandeweg de crisis werd duidelijk dat deze nog heel lang zou gaan duren. In het MT hebben we toen een aantal maanden later vastgesteld dat een loonoffer niet het juiste middel was. We hebben toen toch besloten om afscheid te nemen van een drietal medewerkers. In dit geval hebben we de kernwaarde Openheid achteraf moeten invullen. Na het nemen van het besluit hebben we het hele team inzicht gegeven in onze beweegredenen. Twee weken later antwoordde 100% van de medewerkers in de GPTW survey dat ‘hier alleen mensen worden ontslagen als het echt niet anders kan’. Het besluit sluit ook aan bij de kernwaarde flexibiliteit. Ondanks een duidelijke ingeslagen weg hebben we toch een ander besluit genomen, omdat dit nu eenmaal de beste keuze was voor het bedrijf als geheel. De acceptatie door het team getuigt daarbij ook van flexibiliteit.

Wekelijks heeft het MT overleg. Bij het nemen van belangrijke besluiten spelen de kernwaarden altijd een centrale rol. Ze vormen zelfs een belangrijke leidraad bij het nemen van de beslissingen. Heel vaak leggen meningen het af tegen de kernwaarden. Dit maakt het nemen van besluiten eenvoudig omdat de kernwaarden door het hele MT worden omarmd.

Strategische beslissingen worden altijd met het team gedeeld en in een groot aantal gevallen ook eerst voorgelegd voordat er besluiten worden genomen. Zo geven we invulling aan de kernwaarden openheid en ownership.